Le processus Qualiopi avec ELANCEO

La labellisation QUALIOPI permet à vos clients d'obtenir le financement de leurs formations. Pour continuer à vous offrir cette labélisation, nous sommes obligés de nous plier aux exigences du label. Voici le processus que devront suivre nos formateurs pour qu'ELANCEO puisse continuer à leur offrir le label QUALIOPI.

Les étapes à suivre pour envoyer votre 1ère convention

Actions 
Etape 1

Créer le profil Formateur

Validation profil Formateur par ELANCEO

Etape 2

Créer le Programme

Validation du Programme par ELANCEO

Etape 3

Créer et séquencer la Session

Publication sur le site web par le formateur.

Etape 4

Compléter la Convention et l'envoyer

Etape 1 : s'enregistrer comme formateur / conseiller bilan de compétences

  • Tout formateur souhaitant être référencé doit s’enregistrer via notre plateforme.
  • Compléter et demander la validation de votre profil auprès d’ELANCEO.
  • Une fois votre profil validé, vous serez reconnu comme éligible à dispenser des formations professionnelles

Comment s'enregistrer comme formateur ?

Dans le cadre de la certification Qualiopi, la validation des profils des formateurs est principalement liée au Critère 5, qui porte sur la qualification et le développement des compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.

Ce critère comprend deux indicateurs :

  • Indicateur 21 : Il exige que le prestataire dispose de personnels compétents pour la réalisation des prestations. Cela implique de vérifier les qualifications, les expériences professionnelles et les compétences pédagogiques des formateurs.

  • Indicateur 22 : Il stipule que le prestataire doit s'assurer du développement des compétences de ses personnels, notamment par le biais de formations continues ou de mises à jour régulières des connaissances. 

Etape 2 : enregistrer sa formation/ son bilan de compéténces

  • Créer votre programme de formation en saisissant les informations directement sur la plateforme.
  • Demander la validation de votre programme à ELANCEO, sauf dans le cas du bilan de compétences où le programme est imposé. 
  • ELANCEO validera ensuite votre programme pour s’assurer qu’il respecte les critères Qualiopi.
  • Une fois validé, vous pourrez créer une convention de formation.

Comment enregistrer sa formation ? 

Dans le cadre de la certification Qualiopi, la validation des programmes de formation correspond au Critère 2 qui porte sur l'identification précise des objectifs de formation et leur adaptation aux publics bénéficiaires. 

Plus précisément, cette démarche répond aux indicateurs suivants :

  • Indicateur 5 : Il stipule que le prestataire doit définir des objectifs opérationnels et évaluables pour chaque prestation. En examinant les programmes de formation de nos formateurs, nous nous assurons que ces objectifs sont clairement établis et alignés avec les besoins des apprenants.

  • Indicateur 6 : Il exige que le prestataire établisse des contenus et des modalités de mise en œuvre adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires. La validation des programmes de formation permet de vérifier que le contenu est pertinent et que les méthodes pédagogiques sont appropriées.


Etape 3 : Créer et paramétrer une session

  • Rattachez votre session à un programme précédemment validé.
  • Choisissez la manière dont vous allez dispensée cette formation : 
      • Format digital

Les sondages sont disponibles via notre plateforme à l'exception de ceux que vous devez personnaliser comme l'évaluation au démarrage et à la fin de la session. Vous pouvez créer ces derniers de manière à ce que les participants répondent en ligne et que tout soit directement enregistré sur la plateforme.

      • Format papier 

Vous pouvez également télécharger, les documents sur ce lien si vous choisissez de faire la formation en présentiel et la démarche Qualiopi au format papier. Bien entendu vous pourrez aussi télécharger vos sondages d'évaluations papier.

  • Choisissez quelles étapes se font en digital ou en papier : 
      • Avant formation
        • Recueillir les attentes des participants 
        • Réaliser une évaluation pour évaluer le niveau de vos apprenants. 
      • 1ère partie 
        • Charger le contenu de votre formation. 
      • Milieu de formation 
        • Réaliser une évaluation pour évaluer la progression de vos apprenants. 
      • 2ème partie 
        • Charger le contenu de votre formation. 
      • Fin de formation
        • Réaliser une évaluation pour évaluation la progression de vos apprenants
        • Recueillir les avis de vos apprenants 
        • Faire signer la feuille d'émargement 

Comment créer et paramétrer une session ?

Dans le cadre de la certification Qualiopi, la validation des programmes de formation correspond aux critères suivants : 

Avant formation :

  • Recueillir les attentes des participants : Ce processus correspond à l’Indicateur 4 du Critère 1, qui impose l’identification des attentes et des besoins des bénéficiaires avant le début de la formation. Cela garantit que le contenu répond aux attentes spécifiques des apprenants.
  • Réaliser une évaluation pour évaluer le niveau de vos apprenants : Cela répond également à l’Indicateur 4 du Critère 1 et à l’Indicateur 6 du Critère 2, car une évaluation initiale permet d’adapter le programme en fonction des niveaux et objectifs de chaque participant.

Première partie :

  • Charger le contenu de votre formation : Cette étape relève du Critère 2, qui exige la clarté et la précision dans la mise en place des contenus et la modalité de formation, et particulièrement de l'Indicateur 5 et l’Indicateur 6, pour s'assurer que les contenus et les modalités de mise en œuvre sont en adéquation avec les objectifs de la formation et les besoins des apprenants.

Milieu de formation :

  • Réaliser une évaluation pour évaluer la progression de vos apprenants : Cette étape correspond à l’Indicateur 11 du Critère 3, qui porte sur la mise en place d’un suivi des acquis des apprenants en cours de formation afin d’adapter l’enseignement et vérifier l’atteinte des objectifs intermédiaires.

Deuxième partie :

  • Charger le contenu de votre formation : Comme dans la première partie, cela se réfère au Critère 2, en s'assurant que le contenu reste en adéquation avec les attentes et besoins des participants.

Fin de formation :

  • Réaliser une évaluation pour évaluer la progression de vos apprenants : Cette étape est liée à l'Indicateur 12 du Critère 3, qui exige une évaluation finale des acquis, permettant de mesurer si les objectifs de la formation ont bien été atteints.
  • Recueillir les avis de vos apprenants : Cela répond à l'Indicateur 30 du Critère 7, qui stipule la nécessité de recueillir les avis des bénéficiaires à la fin de la formation afin d'améliorer continuellement les prestations.
  • Faire signer la feuille d'émargement : Bien que cela ne soit pas directement dans les indicateurs, cet élément fait partie des pratiques associées au Critère 3 pour prouver la présence et le suivi de chaque participant, garantissant la qualité et la conformité des actions de formation.



Etape 4  : créer un devis/une convention de formation et l'envoyer

Pour établir une convention conforme à la certification Qualiopi, voici les éléments essentiels à inclure :

    • Nom du client : Indiquer le nom de l'entreprise ou du client commanditaire de la formation.
    • Adresse du client : Mentionner l'adresse complète du siège social ou du lieu de l'entreprise.
    • SIRET du client : Ajouter le numéro SIRET de l'entreprise pour identification légale.
    • Organisme financeur (si applicable) : Si la formation est financée par un organisme tiers (comme un OPCO), préciser :
    • Le nom et l'adresse de cet organisme financeur.
    • Lieu de mission : Indiquer le lieu où la formation sera réalisée (dans les locaux de l'entreprise, en ligne, ou dans un autre lieu dédié).
    • Prix de la formation HT : Détailler le coût de la formation hors taxes, accompagné d’une description succincte du contenu et des objectifs pédagogiques.
    • Les participants : indiquer le nom et l'e-mail des participants nécessaire pour l'envoi de sondages (obligatoire pour Qualiopi).


    Comment créer une convention de formation et l'envoyer ?


Etape 5 : Inviter vos apprenants à compléter l'ensemble des sondages, évaluations et feuille d'émargement 

 Sondage "Attentes" Formation ou bilan 

 Evaluation avant formation (pas nécessaire dans le cadre du bilan de compétences) 

 Evaluation mi-formation ou mi-bilan 

 Evaluation fin de formation (pas nécessaire dans le cadre du bilan de compétences) 

 Sondage "Avis" 

 Feuille d'émargement 

Comment inviter vos apprenants à une session en ligne et vérifier que tout à été complété ? 

Comment charger l'ensemble des éléments papier à votre session ?

Si l'ensemble des pièces sont complétés par l'ensemble des participants, vous allez pouvoir facturer votre prestation à l'entreprise ou au financeur. 

Avant toute facturation, le dossier de formation doit être complet. Si ce n'est pas le cas, la facture ne vous sera pas payée.