Les organismes financeurs
En France, plusieurs organismes financeurs interviennent dans le cadre de la formation professionnelle. Pour avoir accès à ces budgets de formation, la labellisation QUALIOPI est requise.
- Les opérateurs de compétences (OPCO)finance les salariés : Voir les montants de prise en charge en fonction de l'OPCO
- Le FAF finance les non-salariés
- Le compte personnel de formation (CPF)finance les salariés et les demandeurs d'emplois
- France Travail finance les personnes au chômage
- Les régions finance les demandeurs d'emplois sur certains métiers en tension
Pour les formations de quelques heures ou quelques jours, qui ne sont pas certifiantes (inscrite au répertoire spécifique) ou qualifiantes (inscrire au RNCP), le financement possible peut se faire par les OPCO, Le FAF et FRANCE TRAVAIL (très rare) .
Les financement par le CPF et les REGIONS demande que vos formations soient inscrites au répertoire spécifique ou au RNCP. Pour être inscrite, vos formations doivent être beaucoup plus longues et demande le dépôt d'un dossier à France Compétences et l'acceptation par celui-ci. La démarche est bien trop longue et couteuse pour qu'un indépendant se lance dans ce type de projet.
Pour les bilans de compétences, l'ensemble des financements sont possibles à l'exception de financement région. ELANCEO peut d'ailleurs vous donner accès au financement CPF pour ce type d'action.
Le paiement de la formation
Le client paie sa formation et se fait rembourser par l'organisme financeur
Le client n'a pas demandé la subrogation de paiement. La facture lui sera adressée et elle sera à payer en totalité à l'organisme de formation. Le client va alors envoyer l'ensemble des documents demandés à l'organisme pour obtenir le remboursement de tout ou partie de la formation.
Le client a un financement complet de sa formation et demande une subrogation
La subrogation est une procédure qui permet à un organisme financeur de se substituer au client pour régler directement les frais de formation à l’organisme de formation. Dans le cadre de la subrogation, l’organisme de formation facture directement l’organisme financeur, qui devient responsable du règlement. L’entreprise n'est alors pas impliquée dans le paiement initial. C'est l'organisme de formation qui doit envoyer l'ensemble des pièces demandés pour avoir le paiement.
Le client a financement partiel et demande une subrogation
Si l’organisme financeur ne prend en charge qu’une partie des frais (par exemple 80%), l’organisme de formation émet une facture de 80% à destination du financeur et une autre de 20% à destination du client. L'ensemble des pièces est à envoyés au financeur.
Comment ELANCEO simplifie la gestion de la subrogation ?
La plateforme ELANCEO a été conçue pour automatiser la gestion des formations certifiées Qualiopi, y compris le processus de subrogation. Voici comment elle peut vous aider :
- Gestion des financeurs : ELANCEO vous permet de gérer facilement différents financeurs, comme les OPCO, les CPF ou les régions, en automatisant la facturation et la gestion des dossiers via son application et la brique "Qualiopi" développée spécifiquement.
- Facturation fractionnée : En cas de subrogation partielle, ELANCEO génère automatiquement deux factures distinctes : une pour l’organisme financeur et une pour l’entreprise.
- Suivi en temps réel : Vous pouvez suivre l’état des paiements et vérifier la complétude des dossiers avant d’envoyer les factures, assurant ainsi une gestion sans faille.
Le processus sur la plateforme
Faire une convention de formation
Si il y a une financement, il faudra indiqué client, le nom du client qui commande la formation et dans "entité à facturer", le nom du financeur. -OPCO, FAF, FRANCE TRAVAIL, CAISSE DES DEPOTS). Lors de l'envoi de votre convention, un devis ainsi que le programme de formation sera joint à l'email. Votre client aura l'ensemble des éléments pour faire une demande de prise en charge.
Validation par le client et le financeur
Une fois la convention envoyée, votre client pourra signer en ligne cette convention. Dans ce cas, il s'engage à acheter votre formation même si il n'a pas d'accord de financement. Dans le cas où il ne souhaite pas s'engager, ELANCEO attendra de recevoir l'accord de prise en charge du financeur pour valider la convention. Ce n'est qu'à partir de ce moment que vous pouvez réaliser la formation. ELANCEO va joindre le courrier de prise en charge à la convention.
Facturer la formation au client ou au financeur ou au 2
Une fois la convention validée, vous allez pouvoir créer une facture ou deux factures. Attention à bien facturer les bons montants à chaque entités (Clients/Financeurs) et bien envoyer l'ensemble des documents que vous trouverez dans le courrier de prise en charge de la formation attaché à la convention de formation.