Les différents types de frais

Dans une entreprise en portage salarial, les frais se divisent en deux catégories principales :

1. Les frais facturables au client
2. Les frais de fonctionnement internes

Les Frais Facturables au Client

Ces frais sont engagés spécifiquement dans le cadre d'une mission pour un client et peuvent être remboursés ou refacturés à celui-ci. Il existe deux méthodes pour traiter ces frais :

Frais au forfait

• Principe : les frais sont convenus à l'avance avec le client et inclus dans le devis sous forme d’un montant forfaitaire (à la journée, à la semaine ou au mois).
• Déclaration : le montant est ajouté sur votre devis en tant que ligne distincte "Frais au forfait". Une fois la facture établie, vous devez soumettre une note de frais avec les justificatifs correspondant au montant convenu.
• Remboursement : une fois la facture réglée par le client, vous êtes remboursé sous 48h ouvrées.

Exemples de frais au forfait : frais de déplacement, repas, téléphone, etc.

Frais au réel refacturables

• Principe : vous engagez des dépenses réelles pour le compte du client (billets de train, hébergement, matériel, etc.) que vous pouvez refacturer directement.
• Déclaration : une ligne distincte est prévue sur le devis "Frais facturés au réel", sans montant. Après avoir accumulé les justificatifs (tickets, factures), vous soumettez une note de frais via la plateforme ELANCEO. Ces dépenses sont refacturées au client une fois validées, et transmises avec les justificatifs.
• Remboursement : dès réception du règlement client, vous êtes remboursé sous 48h ouvrées.

Exemples de frais refacturables : frais de déplacement, hébergement lors d’une mission, matériel spécifique pour un projet.

Les Frais de Fonctionnement

Ces frais concernent les dépenses nécessaires à l'exercice de votre activité en tant que freelance porté, mais ne sont pas refacturables à un client spécifique. Ils peuvent toutefois être remboursés sous certaines conditions.

Exemples de frais non refacturables : cotisations professionnelles, abonnements à des services, formations non liées à une mission, repas non justifiés pour un client particulier. 

Les bonnes pratiques pour la gestion de notes de frais

Justificatifs : tous les frais, qu'ils soient forfaitaires ou réels, doivent être accompagnés de justificatifs conformes (factures, tickets, etc.). Un simple ticket de carte bancaire ne suffit pas.

Délai de soumission : les frais doivent être soumis avant le 15 janvier pour les dépenses de l'année précédente.

Règles URSSAF : certains frais sont soumis à des règles strictes (ex. : frais de repas, de transport). Consultez les barèmes officiels pour plus de précisions. 

Les frais remboursables

Frais de repas : les frais de repas peuvent être remboursés à condition qu'un justificatif original soit présenté. Les tickets de carte bleue ne peuvent pas être pris en compte.  Les tickets provisoires ne peuvent pas être recevable et la TVA doit absolument être présente. 

Forfaits URSSAF : Si vous n'avez pas de justificatif, vous pouvez bénéficier du remboursement selon les forfaits URSSAF. Ces repas doivent avoir été pris à l'extérieur de votre domicile, a plus ou mois de 50 kms de votre domicile.
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A savoir : les repas pris à domicile ne sont pas remboursables. Les repas le dimanche et les jours fériées non plus. L’achat de matière première n’est pas accepté, seuls les produits finis dans les magasins de type supermarchés sont acceptés. Si la mission dure plus de 3 mois chez le même client, le salarié est alors considéré comme sédentaire et ne pourra plus prétendre au remboursement des frais en tant que frais de fonctionnement.

Frais de transports :

• Taxis.
• Trains. 
• Avions. 
• Transports en commun.

A savoir : un mail de confirmation n’est pas accepté comme justificatif, seule la facture est probante. Il est possible de voyager le dimanche soir si c'est la veille de départ en mission ou le samedi matin si c'est lendemain du retour de mission. 

Frais de péages / parking : les frais de péages et de parking vous seront remboursés dans le cadre de vos déplacements professionnels sur présentation d’une facture. 

A savoir : si vous présentez une facture récapitulative, il est impératif de faire apparaître distinctement les trajets liés aux déplacements professionnels.

Frais d’invitations clients :

• 4 invitations par mois grand maximum.
• Le nom des convives doivent impérativement être inscrits lors de la saisie des frais.

A savoir : la dépense doit être adaptée à l’activité effective. Si il y a un menu enfant sur la facture, la note sera rejetée. Les membres de la famille ne peuvent pas être invitées. 

Frais de cotisations professionnelles : les adhésions et cotisations à des clubs d'affaires, les participations à des webinaires ou des soirées réseaux ou salons professionnels peuvent être des frais de fonctionnement. 

A savoir : la dépense doit être en relation directe avec l’activité facturée.

Frais kilométriques : dans le cadre d’un déplacement professionnel, les frais kilométriques peuvent vous être remboursés. Ceux-ci sont automatiquement calculés dans votre déclaration d’activité suivant le barème URSSAF basé sur la puissance fiscale de votre véhicule.

A savoir : Les lieux de départ et d’arrivée doivent impérativement apparaître et la distance retenue sera celle correspondant au trajet le plus efficient. Le barème kilométrique comprend les frais liés à l’essence, l’usure de votre véhicule et l’assurance donc il n'est pas possible de faire passer ces frais en plus des frais kilométriques.  Les frais déclarés sont sous votre responsabilité et doivent correspondre à la réalité (l’URSSAF peut exiger un relevé kilométrique du véhicule) . Si vous voulez utiliser les frais kilométriques, il faut fournir la carte grise du véhicule, le permis de conduire et un assurance qui couvrent les déplacements professionnelles.  Le prêt d’un véhicule par un membre de la famille pour remboursement de frais kilométrique n’est possible qu’aux membres du même foyer (adresse identique- carte grise).

Frais de locations de véhicule : la location doit être effectuée à titre professionnel et doit être un contrat de courte durée. Le leasing ne peut pas être pris en compte. La dépense sera remboursée au prorata des jours travaillés en excluant les week-ends. La location ne pourra excéder 7 jours. 

A savoir: Il est possible de récupérer le véhicule le dimanche soir et/ou de le retourner le samedi matin.

Frais de carburant : les remboursements sont possibles uniquement si vous avez louer un véhicule. 

Frais de cadeaux pour les clients : le montant ne doit pas être supérieur à 73 euros.  Les noms du client et de son entreprise doivent être spécifiés sur la note de frais. Le justificatif doit être à votre nom. 

A savoir : Attention, on ne peut pas dépasser 6 cadeaux par client par an. 

Frais de logement et d'hôtellerie : Les logements de type hôtel ou Airbnb sont acceptés. Le montant doit être proportionnel à l’activité du consultant et à la durée de la mission, cela est fixé par l'Urssaf. 

A savoir : les frais de logement sont proratisé au nombre de jours travaillés.  Ces frais ne sont pas acceptés si le logement est éloigné du lieu de la mission ou s’il y a plus d’une personne ou d’une chambre dans le logement ou si la location est effectuée via un particulier. Le week-end peut être accepté si la journée est déclarée et s' il y a un départ en fin de week-end pour une mission sur une semaine entière.

La TVA sur les frais de logement :  La TVA 

Frais de télétravail : une indemnité de télétravail peut vous être versée à hauteur d’un jour par semaine (3.50€) sans dépasser 75€/mois, montant défini par l'Urssaf.

Frais internet : Vous pouvez bénéficier du remboursement de la facture de votre abonnement internet/téléphone à hauteur de 50% du montant, seulement si vous êtes salarié depuis 1 mois.

Frais accessoires du véhicule : il n’y a pas de prise en charge particulière : ces frais sont compris dans les indemnités kilométriques.

A savoir : les loyers de LOA et LLD ne sont pas acceptés. Les amendes ne sont pas acceptées.

Frais de prospection, de développement : le consultant porté doit fournir des preuves justificatives (type mails, comptes rendus) en cas de visites prospects, ces justificatifs doivent être en lien avec la prospection.

Achat de matériel informatique : si la dépense est supérieure à plus de 500 € HT la facture doit être au nom d’ELANCEO, en-dessous de ce montant, la facture peut rester à votre nom. 

A savoir : si la facture n'est pas adressée à la bonne personne ou entité, la facture sera refusée. 


Source : 
Urssaf